Az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet 35. § (6) bekezdése írja elő, hogy „minden, a Kbt. szerint ajánlatkérőnek minősülő szervezet köteles legkésőbb 2018. március 1-jéig az EKR-ben a szervezet regisztrációját kezdeményezni.”

Az EKR-be minden jövőbeli felhasználónak először természetes személyként kell regisztrálnia, majd ezt követően végezhető el a szervezet (intézmény) regisztrációja. A rendelet nem követeli meg, hogy egy szervezetet annak jogi képviselője regisztrálja, így egy szervezet bármely alkalmazottja/tagja elvégezheti azt, amennyiben rendelkezik erre vonatkozó jogosultsággal (azonban ehhez nem szükséges írásos nyilatkozatot csatolnia).

A szervezet-regisztráció nem új felhasználót hoz létre, hanem egy „elektronikus csoportot”, amihez a későbbiekben tudnak csatlakozni személyek, és nevében eljárást indítani, vagy ajánlatot tenni. A szervezetet regisztráló felhasználó automatikusan a szervezet tagjává és egyúttal a szervezet első szuperuserévé is válik, így részéről külön csatlakozásra már nincsen szükség.