A különböző archiválási módok előnyei és hátránya, melyek segítenek a döntésben

Az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendeletrendelet minden számla archiválási megoldásnál három fő dolgot kér számon a vállalkozásokon, amely feltételeket többféle informatikai megoldással lehet biztosítani:

1. -hitelesség (bizonyítható, kitől származik a dokumentum),
2. -sértetlenség (nem lehet utólag a számlát észrevétlenül módosítani),
3. -olvashatóság (a megőrzési idő végéig – 8 év vagy több – visszakereshető és értelmezhető legyen).

A gyakorlatban a következő archiválási megoldásokkal élhet a vállalkozás

Egyszerű fájlrendszer + időbélyeg + elektronikus aláírás

A számlát (pl. PDF formátumban) ellátják minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel. Ez bizonyítja, hogy az adott pillanatban a dokumentum az volt, ami, és azóta nem változott.

• Előnye az eljárásnak az, hogy egyszerű, átlátható, a NAV is elfogadja.
• Hátrányának tekinthetjük, hogy minden dokumentumra külön aláírást és bélyeget kell tenni, amely plusz költség és adminisztráció.

Archiváló szoftver vagy rendszer

Egy dedikált archiváló szoftver kezeli a számlákat. Amikor bekerül egy dokumentum, a rendszer automatikusan ellátja időbélyeggel, hash-kóddal, és egy zárt adatbázisban tárolja. A hozzáférést naplózza (ki, mikor nyitotta meg).

• Előnye a rendszernek, hogy nagy mennyiségű számlát kényelmesen lehet kezelni, visszakeresni.
• Hátrány viszont az jelenti, hogy magas a beruházási költség és a rendszer-fenntartási költsége.

Hiteles archiválási szolgáltató

Egy külső szolgáltatónak (pl. minősített archiváló szolgáltató) kell átadni a dokumentumokat. Ő gondoskodik a rendelet szerinti megőrzésről, időbélyegzésről, hitelesítésről, és arról, hogy 8 év múlva is elővehető legyen a számla.

• Előnye, hogy nem kell technológiát fenntartani továbbá, a szolgáltatón kérhető számon a rendszer megfelelősége.
• A Megoldás hátránya a magas költség, a hosszú távú elköteleződés és a szolgáltatóhoz kötöttség.

Felhő alapú archiválás

Egyes számlázóprogramok már beépítve kínálnak olyan archiválási megoldást, ami felhőben tárolja a számlákat, tanúsítvánnyal és időbélyeggel ellátva.

• A megoldás előnye, hogy kényelmes és nem kell külön infrastruktúrát fenntartani.
• Hátránya viszont, hogy a vállalkozó függ a szolgáltatótól, valamint felmerülhetnek adatbiztonsági kérdések (hol tárolják az adatokat, ki férhet hozzá).

Hibrid megoldás (papír + elektronikus párhuzamosan)

Bár a rendelet elektronikus archiválásról szabályait rögzíti, azonban lehetőség van párhuzamosan papír példányokat is őrizni. Ez főleg akkor alkalmazzák, ha a cég bizalmatlan a tisztán digitális rendszerek iránt, illetve akkor, ha az alapvetően papír alapú számlát kívánja digitálisan archiválni a vállalkozás. Természetesen a papír alapú számlákat nem kötelező megőrizni fizikai alapon az archiválást követően.  

• E megoldásnak előnye gyakorlatilag a biztonságérzet.
• A megoldás hátránya a dupla munka és a dupla költség.

Kinek melyik megoldás éri meg?

Mikrovállalkozásnak -kevés számla esetében- elegendő lehet a PDF + elektronikus aláírás + időbélyeg.

Középvállalkozásnak -számlák ezreinél- érdemes archiváló szoftverben vagy felhőben gondolkodni.

Nagyvállalatoknak / energiaszektornak több -tízezer számla esetében- kötelező jelleggel ajánlható a professzionális rendszer létrehozatala vagy külső archiváló szolgáltató igénybevétele.

Amennyiben szakmai kérdése van, keressen minket bizalommal, készséggel állunk rendelkezésére!  Kérje ajánlatunkat – töltse ki kapcsolatfelvételi űrlapunkat! ⬇️