Számos gyakorlati nehézséggel lehet találkozni az elektronikus számla archiválásakor

Az elektonikus számlák archiválásának megfelelő gyakorlat-e, ha a számlákat csak jogosultsággal rendelkező személyek kezelhetik, a könyvelés érdekében a számlák kinyomtatásra kerülnek, a számlák egyedi azonosítással és a kontírtételekkel kerülnek ellátásra,  a kereshetőség érdekében a fájl nevet megváltoztatják, s mindemellett a fájlokat elkülönített szerveren kerülnek tárolásra napi biztonsági mentéssel?

Az eljárásrend alapvetően megfelel a jogszabályi feltételeknek, ha az alábbi szempontokat figyelembe veszik:

Az elektronikus számlák befogadása után az eredeti fájlokat változatlan névvel és módon tárolják egy elkülönített, zárt mappastruktúrában, amelyhez csak arra jogosult személyek férnek hozzá, ami megfelel a jogosulatlan hozzáférés elleni védelem követelményének.

A dokumentumokat naponta mentik, és archiválásuk a többi dokumentummal összehangoltan történik, biztosítva az olvashatóságot, kereshetőséget és rendelkezésre állást a jogszabály szerinti megőrzési időn át.

Az elektronikus számlák feldolgozása (pl. könyvelésbe vett egyedi azonosítók rögzítése) lehetővé teszi a visszakereshetőséget és az összekapcsolást a főkönyvi rendszerrel, ami fontos a teljes ellenőrizhetőség és dokumentáció szempontjából.

Fontos azonban, hogy maga az archiválás biztosítsa az elektronikus dokumentum eredeti adatainak sértetlenségét, az utánmódosítás kizárását, és ha szükséges, az elektronikus aláírás, időbélyeg vagy egyéb biztonsági megoldás meglétét, amelyet az 1/2018 ITM rendelet előír.

A papíralapú mellékletek használata az érvényesítési folyamatban nem akadály, amennyiben az elektronikus számlák hitelessége és tartalmi integritása megőrzött az elektronikus formában is.

Ugyanakkor előnyösebb lehet a bizalmi szolgáltató vagy megbízható digitális archiváló rendszer alkalmazása, hogy a jogszabályi megfelelés teljes körű legyen.

Összességében a kérdésben ismertetett eljárásrend megfelel a jogszabályi követelményeknek, feltéve, hogy a fentiek technikai és szervezeti megoldásai megvalósulnak, és dokumentáltan igazolható a biztonságos, ellenőrizhető és visszakereshető archiválás az 1/2018 ITM rendelet szerinti megvalósítása. E rendelet  alapján az elektronikus számla dokumentum adattartalmának változatlansága kiemelten fontos. Ez azt jelenti, hogy az archiválás során nemcsak a fájl tartalmát, hanem a fájl eredeti állapotát is meg kell őrizni, és az utólagos módosításokat ki kell zárni.

A fájl név megváltoztatása önmagában jogszabályban nem tiltott, és gyakran alkalmazzák például egyedi azonosítók vagy kereshetőség megteremtése miatt, mint ahogy az Önök eljárásában is történik. Ez azonban csak akkor elfogadható, ha a fájl tartalma, az elektronikus aláírás és/vagy a hash kód változatlan marad, és a módosítás nem veszélyezteti az adattartalom hitelességét, vagyis a fájl tartalma nem módosul.

Fontos tehát, hogy a fájl névváltoztatás ne járjon együtt a dokumentum tartalmának módosulásával vagy az elektronikus aláírás vagy időbélyeg érvényességének megszűnésével. Ha ezt biztosítják, a névváltoztatás megengedett és akár előnyös is lehet a kereshetőség szempontjából.

Összefoglalva: a fájlnév megváltoztatása elfogadható, ha az nem veszélyezteti a dokumentum eredetiségét és sértetlenségét, valamint megfelel a 1/2018 ITM rendelet előírásainak a digitális archiválásra vonatkozóan.

Fontos, hogy amennyiben az adóalany nem vesz igénybe bizalmi szolgáltatót, vagyis zárt rendszerű archiválás alkalmaz, így a rendszer fejlesztője és a megőrzésre kötelezett egyetemlegesen felelős a jogszabályi megfelelésért, és a fejlesztőnek írásban kell nyilatkoznia a megfelelőségről, valamint rendelkezni kell dokumentációval a szoftver működéséről és a zárt rendszer biztosításáról.

Kérdése merült fel? Keressen minket bizalommal, kérje ajánlatunkat – töltse ki kapcsolatfelvételi űrlapunkat! ⬇️