Napjainkban kiemelt szerepe van a pontos és valós információknak és az sem közömbös, hogy a döntéseinket megalapozó adatokhoz a lehető leghamarabb hozzájussunk. Ez ugyanúgy igaz a vállalat tulajdonosára, mint a gazdasági vezetőre, a kereskedelmi, műszaki területet irányítókra, de valójában mindenkire, akinek ezekre alapozva valamilyen feladata van. Nem ugyanolyan mélységű adatra van szüksége azonban annak a pénzügyesnek, aki fizetési felszólítások kiküldéséről dönt, mint a vállalatvezetőnek, akinek a cég stratégiáját kell eldöntenie. A beszámolóért felelős vezetőnek azt a kérdést kell feltennie, hogy a főkönyvben megjelenő adatokban biztosan megbízik-e, az analitikus nyilvántartások összeállítása megfelel-e a jogszabályoknak és a belső előírásoknak, a főkönyvi adatok biztosan alátámaszthatók-e az analitikákkal, az információrendszer mindezeket időben biztosítja-e, nincsenek-e időt rabló párhuzamosságok, vannak-e beépített kontrollok. Az sem mindegy, hogy bármely alapadat utólagos változása mennyi ráfordítással és idő alatt vonja maga után a teljes rendszer frissülését. Fontosak persze olyan kérdések is, mint a felhasználóbarát felület, a kinyert adatok áttekinthetősége, a rendszerhez való hozzáférés tér- és időbeli függetlensége és biztonsága.
Természetesen valamennyi vezetői szintnek fel kell tennie a releváns kérdéseit a maga szempontjából. Ha a jelenleg alkalmazott megoldás több szinten aggályos, akkor mielőbb váltani kell. Az információ hatalom, sok minden múlhat rajta.

Milyen szempontokat vegyünk figyelembe a választásnál?

De milyen információrendszert vezessünk be ? Általánosságban annyi bizonyos, hogy ne feltétlenül azt, amit az ismerősünk használ, vagy azt, ami első találatként megjelenik a keresőben. Nagyon fontos, hogy egy ilyen szoftver az egész szervezetre kihatással van és hosszú távú elkötelezettséget jelent. Alapos és mindenkit érintő, viszonylag hosszú ideig tartó, így költséges folyamat a bevezetése. Igen fájó lehet, ha már az éles használat során derülnek ki a rendszer fogyatékosságai, vagy az, hogy ez nem az én vállalatomhoz „passzol”.
Célszerű az új információrendszer alkalmazási szándékot több hónappal az éles használatot megelőzően eldönteni, még viszonylag egyszerűbb esetekben is, és megfelelő időt hagyni a kiválasztásra, majd a bevezetésre egyaránt!
Elsődleges annak eldöntése, hogy a bevezetendő rendszer a cég valamennyi reál-, gazdálkodási-, értékesítési, esetleg ügyfélmenedzsment (CRM) folyamatát átfogja-e, vagy létezik valamilyen bevált szakmai rendszerünk, amihez csatolni szeretnénk?
Fontos szempont a cég mérete, a szervezet összetettsége, az információáramlás bonyolultsági szintjének felmérése. Nem mindegy, vannak-e távoli telephelyek, felmerül-e a tértől és időtől független hozzáférés igénye, és az sem mindegy, hogy ezek csak lekérdezésekre szorítkoznak, vagy – netán valós idejű – adatrögzítésekre is szükség van-e? Alaposan tisztában kell lenni a szervezetben dolgozók elkötelezettségével, képességeivel. Nagyon fontos, hogy legyen a cégnél legalább egy olyan alkalmas és megfelelő jogkörökkel felruházott szereplő, aki az egész bevezetést koordinálja, viszonylag hosszú ideig elsődleges feladataként.
Az információrendszer bevezetése és fenntartása cégünk és az azt megvalósító vállalkozás hosszú távú kapcsolata, „házassága”! Meg kell győződni az ajánlott megoldás tartalmi alkalmasságán túl a cég múltjáról, sikeres referenciáiról. Előnyös, ha a vállalkozó egyéb olyan területekben is jártas, ami hasznunkra lehet, például, ha könyvelőszoftverhez könyvelési tanácsokat is nyújt, esetleg vállalja beszámoló összeállítását stb. Fontos a megfelelő szakemberháttér, kérdezzük meg, hány rendszerszervező, programozó, számviteli-gazdasági szakértő dolgozik a vállalkozónál. Lényeges, hogy vállalja a szükséges egyedi fejlesztéseket, más rendszerekhez illesztést.
Helyén kezeljük az árak kérdését. Természetesen fontos a választott szoftver licencdíja, de sok esetben az alacsonyabb kezdeti díj magasabb fenntartással jár együtt! Nagyon fontos, hogy csak azt fizessük meg, amit használunk is, lehessen fokozatos bevezetésre is szerződni, előny a moduláris felépítés. A kiválasztásnál ne egyedüli szempont legyen az ár, még viszonylag szerényebb igény esetén se döntsünk olyan szoftver mellett, aminek képességeit nem láttuk! Az „olcsó” megoldásról nagyon sokszor derül ki, hogy valójában nem sokat ér, így az összes emberi és anyagi ráfordításunkat veszteségként leírva új keresésbe kell fognunk. Ez a legdrágább eljárás!
Fontos tudni, hogy az információrendszer szolgáltatók többsége ma már azt is vállalja, hogy a rendszert üzemelteti, az adatokat tárolja, azok biztonságát garantálja. Van olyan megoldás, ami kizárólag „felhőben” működik. Akinek nincs megfelelő informatikai környezete, annak mindenképp érdemes ezt megfontolnia, hiszen sokmilliós hardver, szoftverlicenc takarítható meg, nem beszélve a rendszergazdai költségekről!

Kis szoftver – integrált rendszer – ERP

Már az igények felmérésekor el kell dönteni, mit is szeretnénk megoldani? Tényleg információrendszert keresünk, vagy könyvelőprogramot? Amennyiben cégünk reálfolyamatai megfelelően szervezettek és ezt korszerű megoldás támogatja, akkor ezt ne dobjuk ki csupán azért, mert a könyvelési funkció nem látja el megfelelően a feladatát! Megoldás lehet ilyenkor, hogy „csak” egy könyvelőprogramot választunk, persze olyat, aminek gazdája vállalja ennek beintegrálását a működő információrendszerünkbe. De teljesen új rendszer bevezetése esetén sem ördögtől való, hogy az egyes funkciókat a különböző területek eltérő szakértőitől szerezzük be, persze ezzel bevállalva ezek együttműködésének szükségességét, a rendszer-integrációt. Vannak olyan cégek, akik nagyon jók a termelésirányításban, mások a könyvelésben, megint mások a dokumentummenedzsmentben jeleskednek. Ezt a megoldást olyanoknak javasoljuk, akik tevékenysége speciális és persze megfelelő a cégméret is.
Könyvelőirodák, mikró vállalkozások igényeit adott esetben kielégítheti egy felhőalapú könyvelő megoldás is, havi néhány ezer Ft bérleti díjért.
A rendszer integráltsága az egyszerű programoknál is fontos. Azt jelenti, hogy az adatok és folyamatok egymásra épülnek, egységes adatbázisba szervezettek, a párhuzamosságok minimálisak. Lehetőleg a felhasználói felületek is egységesek, a riportok is „hasonlítanak” egymásra.
Az ERP olyan integrált rendszer, amely elvileg képes a vállalat valamennyi fontos folyamatát, a vevői érdeklődés generálásától kezdve az ajánlati és rendelési folyamaton át a gyártás (vagy ehhez hasonló más alap folyamat) funkcióin át az azt tükröző összes gazdasági folyamatot leképezni és végül minderről vezetői információkat szolgáltatni, azokat kérésre látványosan megjeleníteni, akár mobil eszközökön is.

Mit tudjon a szoftver, mire van szükség?

Célszerű – főleg ERP keresésekor – a szállító kiválasztását megelőzően az információigényeket, a leképezendő folyamatokat a szervezet minden releváns pontjáról összegyűjteni és azokat egy követelménylistában összesíteni. Ez a saját vállalkozásunkról szóljon, ne másoljuk le egy ismerős cég hasonló anyagát!

Folyamatszemlélet, dokumentummenedzsment

A korábbi rendszerek is tartalmaztak sok fontos adatot, az egyes funkciókat pedig a menürendszer segítségével lehetett életre kelteni. Az viszont kevéssé volt tetten érhető, hogy egy-egy megindult folyamat (pl. egy vevői rendelés) éppen milyen stádiumban van, igényel-e beavatkozást?
A modern rendszerek folyamatmenedzsment köré építhetők, aminek alapja a dokumentumkezelés. Akkor is célszerű ilyen funkciót is választani, ha az iratkezelés a szervezetben már megoldott, vagy annak egyszerűsége önmagában nem igényel külön szoftveres megoldást.

Könyvelőiroda – helyi könyvelés

Azok a cégek is dolgozhatnak integrált rendszerben, akiknek a könyvelési feladata kiszervezett. A könyvelőiroda képes távoli hozzáférés segítségével a releváns funkciókat használni (pl. az értékesítőnk számlát állít ki, a könyvelőnek ezt már csak kontírozásokkal kell ellátnia). A jogosultsági rendszer képes garantálni, hogy bármely felhasználó csak azt lássa, azt kezelhesse, amihez joga van. (Ennek kialakítása sokszor nem kis feladat, de nem szabad elhanyagolni!) A reál, és pénzügyi folyamatok kezelése vállalati hatáskörben maradhat. Erre a szerves együttműködésre sok példa van már a gyakorlatban, olyan könyvelőiroda választása javasolt, aki hajlandó vállalni az integrált rendszerben való munkát.

Mit érdemes mindenképp a cégen belül megoldani?

A könyvelés, a beszámolás utólagos, regisztratív funkciók. Nem igényelnek folyamatos döntéshozatalt a vállalat részéről. Kiszervezhető, ha ez egyébként racionális. Nem tanácsos azonban a termeléssel, számlázással, reklamációkezeléssel, napi pénzügyi folyamatokkal kapcsolatos adatkezelést, ügyintézést kiszervezni.

Bevezetés folyamata

Egy összetettebb integrált rendszer bevezetését mindkét fél által elfogadott ütemterv szerint célszerű végrehajtani. A szervezet folyamatainak és adatainak részletes felmérését dokumentálni kell, rávilágítva a szoftverrel kapcsolatos új elvárásokra. A megoldásokat a koncepcióleírás tartalmazza, amely alapjául szolgál a paraméterek beállításának. Eldöntendők az egyedi fejlesztések és az induló adattöltés lépései. A cég specialitásai szerint feltöltött induló adatbázison végezhető el a felhasználók képzése.
Az éles bevezetést megelőzően nem árt egy próbaüzemi időszak. A bevezetési lépések elhanyagolása, „megspórolása” később súlyos hibákhoz, hiányosságokhoz vezethet, az utólagos pótlás, javítás nagyságrenddel többe kerülhet, mint a bevezetési folyamat! A rendszer árkalkulációjába bele kell számítani ezeket a költségeket, amelyek sokszor meghaladják a vásárlás díját. Természetesen a megfelelő időt és emberkapacitást is biztosítani kell, mindez lemondás, de mindenképpen megtérülő beruházás!
A bevezetési folyamat elhanyagolásának következménye lehet a rendszerrel kapcsolatos ellenállás, ami arra a hamis következtetésre is vezethet, hogy a szoftver nem megfelelő. Vannak esetek, amikor kifogástalan szakmai tartalmú és minőségű szoftverbevezetések torkollnak kudarcba. Ennek első helyen említhető oka az előszervezés gyenge minősége, de fontosak az emberi tényezők is. Mindenképpen javasolt a bevezetést projektszemléletben kezelni, annak vezetőjét lehetőleg erre a feladatra függetlenítve.
A fenti folyamat egyes elemei egyszerűbb esetben elhagyhatók, vagy egymással összevonhatók, viszont a szoftver paramétereit, a használat helyi specialitásait mindenképp rögzíteni kell.
Dobozos termékeknél más a helyzet. Ez esetben a felhasználó a rendszer dokumentációja, esetleg oktatásokon megszerzett ismeretek birtokában a saját folyamatait maga próbálja leképezni a szoftverben, alkalmazkodva annak képességeihez.

Mit is nyerhetünk egy integrált rendszerrel igazán?

Egyszerűsödik- e az adatbevitel? Igen, maga az integráltság, a redundancia elkerülése, az egységes felhasználói felületek, a beépített automatizmusok javítják az adatok létrejöttének hatékonyságát.
Az igazi haszon azonban az adatkinyerésben rejlik. Elmondható, hogy minden adat, ami a rendszer adatbázisába bekerül, tetszőlegesen megszűrve, a felhasználó által meghatározható tartalommal, formában és rendezettségben kinyerhető egy jó szoftverből. Ezek a lekérdezések eltárolhatók és bármikor használhatók, szükség szerint átparaméterezhetők. Ezért talán legfontosabb a megfelelő lekérdezési képességek, „vezetői információs rendszer” minősége. Erről a kiválasztásnál mindenképp tanácsos meggyőződni.
A felső vezetés számára legfontosabb információkat célszerű látványos, kifejező formában is megjeleníteni. A business intelligence (BI) tulajdonképp egy szolgáltatás, amely képes feltárni az adatok nehezen felismerhető összefüggéseit és speciális eszközrendszer segítségével képes megjeleníteni azokat, megalapozva és adott esetben előidézve fontos döntéseket.

Egyéb előnyök a 21. században

– használhatóság „felhőben”
A szoftver és az adatok biztonságos, időben és térben korlátlanul elérhető környezetben helyezkednek el, nem szükségesek informatikai beruházások, az ügyfél a szoftver használatára koncentrálhat.

– rendszerkapcsolatok – frontrendszerek, CRM
Az ERP lehet teljes vertikumú, de integrálható szakmai, vagy CRM szoftver környezetébe is a felhasználó számára egységes rendszer élményét nyújtva. Kialakítható adattárház is, amely valamennyi releváns adatot egybegyűjtve egységes vezetői és BI megoldásokhoz vezethet. Az adatcserék szabványos interfészeken keresztül bonyolíthatók, szükség szerint a tranzakciók keletkezésének pillanatában.
Ma már igen elterjedt az XML alapú kommunikáció, de minden rendszer képes az adatokat Excel-be, vagy HTML formában exportálni. A NAV által néhány éve előírt OBR rendszerbe a beszámoló adatok automatikus továbbítása természetes funkció, ahogy a releváns adóbevallások XML formájú exportja is az ABEV számára.

– banki kapcsolatok, webáruház
A fizetési módok sokrétűsége egy ERP szerves részévé tehető a banki terminálokkal való aktív adatcsere megvalósításával. A webáruház lehet egy ERP-be építve is, de az ERP interfésze megoldja az adatcserét külső alkalmazásokkal is. Céginformációs adatokból naprakészen frissíthetjük partneradatainkat.

– vonalkódok, QR kód
Jelenleg főleg az eszközök, készletek azonosítására, nyomon követésére, leltározására használatosak, de szabványok kidolgozásával egyéb bizonylatok (szállítólevelek, számlák) tartozéka is lehet, így megvalósítva a vállalathoz beérkező bizonylatok automatikus feldolgozását.

– automatizált folyamatok
Bizonyos rendszeres, előre pontosan meghatározott funkciókat az ERP beavatkozás nélkül is elláthat. Éjszaka feltölti az adattárházba az előző napi változásokat, így a vezetők reggel naprakész információkhoz juthatnak. A kívánt rendszerességgel elindulhat a késedelmesen fizető vevők felszólítása e-mailes értesítéssel, anélkül, hogy bárki ebbe beavatkozna. (Természetesen ezek csak példák.)

– e-számla, távszámla, online számla
Természetesen az ERP megoldja a számlázás legújabb kori követelményeit, szükség szerint e-számlát generál és juttat el a vevőkhöz, de alkalmas az adójogi értelemben papíralapú számlák vevő általi elérhetőségének biztosítására is. Az online adatszolgáltatás bevezetése új lehetőségeket nyit az adatfeldolgozásban. A szabványos XML formátumban feltöltött adatokat a partner ERP rendszere beérkező számlaként befogadhatja, élőmunkát megtakarítva és a hibalehetőségeket minimalizálva.
Az sem kizárt, hogy bizonyos programfunkciók hangutasításokra reagálva működjenek, az egyes adatok rögzítésekor a hangfelismerés gyorsíthatja az adatbevitelt. Terjedőben van a bizonylatok adatainak automatikus rögzítésére karakterfelismerő rendszerek használata is.
E sorok írója ezen eszközöknél jobban hisz a szabványosítás elterjedésében, amire jó példa a NAV XML, de miért ne lehetne az adatfeldolgozás alapjául szolgáló bizonylatok többségét olyan formában produkálni, amelyet bármelyik rendszer el tud olvasni?
A lényeg, hogy alaposan gondolják át, milyen rendszerrel kötnek „házasságot”, reméljük a fenti szempontokkal segíteni tudjuk munkájukat!

További hasznos információkat ITT talál .