A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) 124. § (1) bekezdése alapján a szabadságot a munkaidő-beosztás szerinti munkanapokra kell kiadni.

Egyenlőtlen munkaidő-beosztás esetén a szabadság kiadása során a hét minden napja munkanapnak számít, kivéve a munkaidő-beosztás szerinti heti pihenőnapot és a munkaszüneti napot.

Egyenlőtlen munkaidő-beosztás esetén a szabadság az adott naptári évben úgy is kiadható, hogy a munkavállaló a munkaidő-beosztással azonos tartamra mentesüljön a rendelkezésre állási és munkavégzési kötelezettsége alól, ebben az esetben a szabadságot órában kell nyilvántartania a munkáltatónak.

Egyenlőtlen munkaidő-beosztás (munkaidőkeret) esetén a munkáltató döntése alapján napban vagy órában tartható nyilván a szabadság.

Napban történő nyilvántartás esetén a szabadság kiadása tekintetében a dolgozó minden napja munkanapnak minősül, kivéve a heti két pihenőnapját.

A munkavállalók munkaidő-beosztásában jelentős szerepe van annak, hogy a beosztás szerinti pihenőnapok és szabadnapok megfelelően el legyenek határolva egymástól, ugyanis a pihenőnapokra szabadság nem osztható be.

Vegyünk egy példát, ahol a munkavállaló beosztása alapján az alábbiak szerint dolgozik:

Hétfő: munkanap - beosztás szerint 0 óra - vagyis szabadnap

Kedd: munkanap - beosztás szerint 8 óra

Szerda: munkanap - beosztás szerint 8 óra

Csütörtök: munkanap - beosztás szerint 8 óra

Péntek: munkanap - beosztás szerint 0 óra - vagyis szabadnap

Szombat: pihenőnap

Vasárnap: pihenőnap

A dolgozónak a munkaszerződésében heti munkaidő (24 óra) került megállapításra a napi munkaidő helyett, így a munkaszerződésben a felek egy heti munkaidőkeretben állapodtak meg, mely lehetővé teszi, hogy a munkáltató alkalmazza az órában történő szabadság-nyilvántartás szabályát. A munkavállaló napi munkaideje 4,8 óra/nap (24óra/hét / 5 nap).

Ha a példánkban említett munkavállalót 30 nap szabadság illet meg, 144 óra szabadságot kell kiadni a naptári évben a beosztásával megegyezően (30 nap x 4,8 óra /nap = 144 óra).

Ha a szabadság nyilvántartása napban történik, akkor a munkavállaló számára a munkavégzési kötelezettséggel járó munkanapjára és a hozzá kapcsolódó szabadnapjára is szabadságot kell kiadni.

Ha például a munkavállaló a keddi munkanapján (8 órás munkaidő-beosztású) kíván szabadságot kivenni, számára a hétfői nulla órás beosztású napjára és a keddi 8 órás beosztású napjára kell kiadni, a szabadságot napi 4,8-4,8 órának megfelelő távolléti díjjal kell elszámolni. A munkavállaló szabadság napjai tehát két nappal csökkennek.

A szabadság napban való nyilvántartása egyenlőtlen munkaidő-beosztás esetén a munkáltatóra plusz adminisztrációs terhet is ró, hiszen a példánál maradva 8 órás munkavégzési kötelezettség alóli mentesülés esetére 9,6 órának megfelelő szabadságra járó távolléti díj kerül kifizetésre, ezért mindenképpen szükséges  órában is vezetnie a kiadott és még ki nem adott szabadságokat, annak érdekében, hogy a példánknál maradva a 144 órának megfelelő mértékű távolléti díjjal kerüljön kifizetésre az éves szabadság.

Abban az esetben, ha a munkavállaló a heti három beosztott napján kíván szabadságon lenni, számára mind az öt munkanapra ki kell adni a szabadságot, igy 24 órára (5 x 4,8ó), azaz 5 munkanapra mentesül a munkavégzési kötelezettsége alól.