Ha egy vállalkozás terméket értékesít vagy szolgáltatást nyújt, akkor az ügylet bizonylatolására jellemzően nyugtát vagy számlát állít ki. A „készpénzes” számla megnevezést az Áfa tv. nem használja, a törvényben nincs nevesítve.

A kérdésben szereplő probléma abból adódik, hogy sok esetben a gazdasági élet szereplői a készpénzes számlát az egyszerűsített adattartalmú számlával azonosítják.

Az Áfa tv. alapvetően kétféle számlaformátumot alkalmaz annak adattartalmától függően. Az Áfa tv. meghatározza azokat a kötelező adattartalmi elemeket, melyeknek a számlán kötelezően szerepelniük kell (teljes adattartalmú számla), illetve lehetőség van arra is, hogy a számlát az eladó egyszerűsített adattartalommal állítsa ki. Az egyszerűsített adattartalmú számla jellemzően akkor alkalmazható, amikor az ügylet teljesítésével egyidejűleg megtörténik a számla kiállítása is és a vevő a helyszínen készpénzzel vagy bankkártyával kiegyenlíti a vásárlás ellenértékét. Ebben az esetben a számlán csak egy dátum a számla kiállításának kelte szerepel. E formátum alkalmazása nem kötelező, csak egy opció a számla kibocsátó részéről.

Az ügyletben résztvevő felek jogszabályi tiltás hiányában megállapodhatnak abban is, hogy a vevő a vásárlásai ellenértékét az értékesítést követően, egy későbbi időpontban, készpénzben egyenlítse ki. Ebben az esetben, a számla kibocsátója helyesen állítja ki a számlát akkor, ha a számlában az ügylet teljesítésének időpontja eltér a fizetési határidőtől és a fizetés módnál a készpénz kerül feltüntetésre.